S’occuper du dossier d’un collaborateur bientôt expatrié ou impatrié ? Gérer les déplacements de consultants en missions longues ? Faciliter le détachement professionnel d’un salarié ? Voilà des tâches qui s’adressent au Mobility Manager, ou responsable de la mobilité en français. Outre la réservation de billets de train, d’avion, de voiture, la recherche d’hébergements (hôtel, location courte durée, appartement meublé, appart-hôtel) pour loger des consultants et collaborateurs en missions longues, le gestionnaire de mobilité occupe un poste clé et dispose d’un champ d’action très étendu.

Quel est le rôle
du Mobility Manager ?

Le gestionnaire de la mobilité organise et gère les déplacements professionnels, veille à leur bon déroulement mais aussi à la sécurité et à l’assistance des consultants ou collaborateurs en mission. Coordinateur, couteau-suisse, ses compétences vont de la mise en place de la stratégie de mobilité au suivi et à l’évaluation de celle-ci. Une fonction essentielle, à la croisée de plusieurs services de l’entreprise.

Du gestionnaire de voyage au gestionnaire de mobilité

Le développement de la mobilité professionnelle a conduit les entreprises à se munir de gestionnaires de voyages ou Travel Manager (responsable ou chargé de voyages en français) en charge de piloter les déplacements professionnels des salariés, expatriés, impatriés, collaborateurs en missions longues. Au fur et à mesure, le gestionnaire de voyage a pris une place importante dans l’entreprise, notamment avec la mise en place des Politiques Voyages d’Entreprise (PVE) dans les années 90.

Au fil des années, avec l’augmentation de la mobilité, celle-ci n’est plus occasionnelle mais régulière, les enjeux du gestionnaire de voyage ont évolué, notamment avec le besoin de créer une relation avec le voyageur et d’assurer la sécurité des consultants et des collaborateurs lors de leurs déplacements professionnels. Bien plus que la simple organisation de voyages d’affaires, le gestionnaire de voyage a peu a peu évolué vers le rôle clé de gestionnaire de mobilité. En lien à la fois avec la direction, les ressources humaines, les services des achats et des finances, avec l’IT, le juridique et la sécurité, il est l’intermédiaire entre l’entreprise et le collaborateur en mobilité.

Gestionnaire de la mobilité : un métier transverse

Pour coordonner au mieux les déplacements professionnels des collaborateurs et s’assurer qu’ils se déroulent dans des conditions optimales, le gestionnaire de la mobilité joue un rôle pivot dans l’entreprise. À la fois en charge de définir et de faire respecter la Politique Voyage de l’Entreprise (PVE) qui a absorbé le budget alloué aux voyages d’affaires, les règles de l’entreprise sur la gestion des déplacements ou encore les engagements RSE, il doit également assurer le suivi de chaque voyage d’affaires et fournir une assistance personnelle aux collaborateurs.

Le gestionnaire de mobilité est en lien avec les prestataires de voyage et de réservation d’hébergements pour gérer l’organisation du voyage d’affaires d’un point de vue logistique. Hôtel ou location meublée, appart-hôtel, appartement meublé, location courte durée ou pour des missions longues, il se charge de la recherche et de la gestion des hébergements pour loger les consultants et collaborateurs en voyages d’affaires tout en veillant à respecter le budget fixé par la PVE. Pour cela, il choisit les prestataires et négocie les tarifs ainsi que les dépenses et les frais liés à la mobilité. Il prend également en charge la partie administrative des déplacements des professionnels, comme les assurances ou la demande de visa si nécessaire. Il est aussi en charge des possibles litiges qui peuvent intervenir et assure la sécurité des collaborateurs ou consultants, impatriés, expatriés lors de leurs missions.

Concilier PVE et bien-être des collaborateurs en missions

Le suivi personnelle de chaque voyage d’affaires est un point essentiel du rôle de gestionnaire de la mobilité. Une bonne gestion du relationnel est indispensable pour instaurer une relation voyageur pérenne et efficace. Être à l’écoute des collaborateurs permet de faciliter les échanges et les prises de décisions entre voyageur et gestionnaire de mobilité. Par ailleurs, la politique de mobilité d’une entreprise a son importance aux yeux des salariés, consultants et futurs collaborateurs. En effet, à l’heure actuelle, mobilité professionnelle et bien-être sont intimement liés.

La technologie au service de la mobilité des collaborateurs

Pour chaque déplacement professionnel d’un consultant, collaborateur ou pour l’expatriation ou l’impatriation d’un salarié, le gestionnaire de mobilité va prendre en charge sa réalisation du début à la fin. Pour être accompagné dans toutes ces tâches, des outils d’acquisition et de gestion des déplacements professionnels et des voyages d’affaires permettent une simplification des tâches à effectuer, un gain de temps et la collecte des données, indispensables pour gagner en efficacité et bien sûr, maîtriser au mieux le budget.

Faciliter la recherche et la gestion de l’hébergement de vos consultants ou collaborateurs grâce à Extendeez®

Vous le savons, la qualité de l’hébergement a une grande importance non seulement pour fidéliser les consultants et salariés car des collaborateurs satisfaits de la qualité de leur voyage d’affaires seront plus performants et efficaces. Le logiciel Extendeez® vous permet d’optimiser la recherche d’hébergements pour vos collaborateurs en mobilité et de centraliser et piloter vos programmes de mobilité résidentielle.

Après avoir défini les critères indispensables au confort du collaborateur, Extendeez®, automatise la recherche en se connectant aux diverses plateformes de réservation de logements telles que Booking, Airbnb, MagicStay, HomeAway, ou d’agences immobilières ou de relocation. Le gestionnaire de la mobilité y centralise ensuite une sélection d’hébergements afin de faciliter le choix du collaborateur. En un coup d’œil, ce-dernier peut faire son choix et vous n’aurez plus qu’à le réserver.

Extendeez® permet non seulement la recherche d’hébergement en location courte durée, location meublée longue durée, appart-hôtel ou appartement meublé mais aussi toute la gestion administrative relative à la location de l’ hébergement. Dès la création du dossier et durant toute la durée de la mission, vous avez une vue d’ensemble sur l’état d’avancement de chaque dossier : recherche de logements, processus de réservation de la location meublée, contrats et signature des documents, paiements à faire ou réalisés, cautions versées (vous n’oubliez d’ailleurs plus de la récupérer à la fin du bail grâce aux outils de rappel !) gestion du bail, états des lieux d’entrée et de sortie, options et services, etc. mais aussi la transmission en temps réel de l’information à l’opérateur de sécurité. Car en effet, l’entreprise doit répondre à un devoir de protection auprès de ses consultants, expatriés, impatriés ou collaborateurs en missions longues à l’étranger. Centraliser les informations permet aux opérateurs de sécurité de localiser rapidement leur collaborateur et d’assurer sa sécurité. En savoir plus sur le duty of care.

Optimisez la recherche et la gestion des hébergements de vos collaborateurs grâce à Extendeez® : n’hésitez pas à demander une démo.

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