En tant que mobility manager, vous devez organiser le départ ainsi que l’installation de vos consultants et collaborateurs en missions longuesimpatriés et expatriés à commencer par trouver l’hébergement adéquat pour les loger dès leur arrivée. Mais la relocation ne signifie pas uniquement dénicher un appartement meublé ou un appart-hôtel en location courte, moyenne ou longue durée, c’est aussi leur fournir un accompagnement personnalisé. On vous donne les clés pour réussir la relocation de vos collaborateurs en mobilité. 

La priorité de la relocation : loger les collaborateurs en missions longues 

Arriver sur place et devoir loger à l’hôtel pendant plusieurs semaines ? Oubliez cette idée. Trouver un logement provisoire ou définitif pour les expatriés ou les impatriés, telle est la priorité du mobility manager, véritable atout de l’entreprise dans la gestion des déplacements professionnels des collaborateurs en mobilité

Être à l’écoute pour trouver le meilleur hébergement pour les collaborateurs en missions longues 

Vous le savez, proposer un hébergement de qualité à ses collaborateurs, consultants en missions longuestravailleurs détachés, expatriésimpatriés, etc. est indispensable pour leur bien-être. De plus, des salariés satisfaits de leurs logements lors de leurs voyages d’affaires seront nécessairement plus efficaces et productifs. C’est d’autant plus vrai dans le cadre d’une relocation pour que le collaborateur qui se retrouve dans une nouvelle ville ou un nouveau pays s’y sente « comme chez lui » et trouve ses repères rapidement. L’hébergement proposé au collaborateur doit alors être de qualité et répondre aux critères demandés. 

Le mobility manager, en charge de recueillir les besoins du collaborateur, s’occupe ensuite de la recherche et de la réservation d’un logement définitif ou provisoire en location courte duréeappart-hôtelappartement meubléetc. Habituellement, l’entreprise met un logement provisoire à la disposition du collaborateur pendant 1 à 5 mois. C’est un excellent moyen de découvrir la ville avant de définir dans quel quartier poser durablement ses valises. 

Extendeez® pour faciliter la gestion des hébergements des expatriés et collaborateurs en mobilité

L’organisation et le suivi personnalisé des collaborateurs en missions nécessite tant d’étapes et de tâches chronophages qu’il est facile de commettre des erreurs, des oublis, des doublons… Grâce à des outils de gestion des déplacements d’affaires comme Extendeez®, mobility manager et collaborateur peuvent gagner en temps et en transparence. Le logiciel permet de centraliser la gestion des hébergements des expatriés et impatriésconsultants et collaborateurs en missions longues. Il permet une recherche automatisée, à partir des critères définis avec le collaborateur, et d’obtenir une sélection de logements issus des différentes plateformes internet comme Airbnb, Expedia, Booking, MagicStay, etc. ou d’agences de relocation ou immobilières.

Centraliser toute l’information lié au logement d’un collaborateur.

Les hébergements trouvés sont rassemblés et présentés avec le même design, permettant au collaborateur et à son conjoint une prise de décision rapide. Par ailleurs, peu importe qu’il s’agisse d’une location courte durée, d’une location meublée longue durée, d’un appart-hôtel ou d’un appartement meublé : Extendeez® permet de centraliser toute la gestion administrative relative à la location et d’ainsi éviter les oublis facteurs de perte d’argent : caution, options et services, signature des documents, états des lieux d’entrée et de sortie, gestion du bail, etc. En France, pour des missions allant d’1 à 10 mois, pensez au bail mobilitéEn savoir plus sur le bail mobilité. Un outil également rassurant pour le collaborateur qui n’a alors qu’un seul interlocuteur durant toute sa période de relocation.  

Assurer la sécurité et le devoir de protection des salariés lors de leurs missions à l’étranger

Dans le cadre de l’accompagnement du collaborateur dans sa mobilité professionnelle, le mobility manager, et plus largement l’entreprise, doit assurer sa protection lors de ses missions à l’étranger. En cas de manquement à son devoir de protection des salariés, sa responsabilité pénale peut être engagée. Grâce à la centralisation des données relatives à l’hébergement, Extendeez® vous permet d’identifier où se trouvent les expatriés mais aussi les salariés et consultants lors de leurs missions à l’étranger et de les communiquer en temps réel aux divers opérateurs de sécurité tels Amarante, WorldAware (ex-iJet), iSOS, SSF, Anticip, etc. pour assurer leur sécurité. En savoir plus sur le duty of care

La gestion des formalités administratives liées à l’expatriation

Si les salariés sont de plus en plus mobiles et aspirent à l’être encore plus durant les prochaines années, les français sont encore nombreux à estimer qu’il existe beaucoup d’obstacles à la mobilité professionnelle.  Grâce à la centralisation, avec des outils comme Extendeez®, mobility manager et collaborateur peuvent piloter et suivre efficacement leur programme de mobilité résidentielle. Cependant, il existe de nombreuses autres formalités dont il faut s’acquitter lors d’une relocation

Pour préparer le départ du collaborateur, le mobility manager se chargera également de la demande de visas et de permis de travail. Si besoin, il gérera les aspects liés à la sécurité sociale et la souscription des assurances santé, assistance et rapatriement. Néanmoins, le collaborateur doit suivre l’évolution de ces demandes et s’assurer que tout est en règle avant son départ. Il pourra ainsi débuter sa mission rapidement et être couvert en cas de problème.  Les meilleurs pays pour s’expatrier

D’autres formalités sont à traiter, ou à rappeler au collaborateur, comme la demande de permis international ou local, l’ouverture d’un compte bancaire sur place, ou encore la souscription de contrats internet, eau, gaz, électricité, téléphone, etc. Ces contrats devront être résiliés dans le logement de départ. Il faut également s’occuper de la vente, de la mise en location ou de l’arrêt du bail de celui-ci et enfin, de l’organisation et de la coordination du déménagement

Accompagner la famille du collaborateur en mobilité et faciliter son intégration

Si pour les collaborateurs, expatriation signifie changement ou évolution de carrière professionnelle, lorsque l’on part avec son conjoint et ses enfants, cela implique un changement de vie pour eux aussi et donc, des dispositions à prendre pour faciliter leur départ et leur installation. Si du point de vue professionnel, l’avenir semble tracé pour le collaborateur en situation d’expatriation, il faut envisager celui du conjoint en amorçant la recherche d’emploi pour celui-ci. Concernant l’éducation des enfants, il faudra bien sûr trouver une école pour les scolariser et une aide pour leur garde si nécessaire. 

Bien évidemment, aussi bien pour le collaborateur que pour le conjoint et les enfants, s’initier à la langue, aux coutumes et à la culture du pays dans les mois précédant le départ facilitera l’intégration dans ce nouvel environnement.  

Gérer la mobilité des collaborateurs en missions longues grâce à une agence de relocation

Pour vous accompagner dans vos dossiers de relocation d’expatriés ou impatriés, vous pouvez faire appel à des agences de relocation. Ces professionnels prennent en charge toutes les démarches relatives à la relocation pour une assistance globale, ou vous permettent d’en déléguer une partie. Sachez que vous pourrez donner un accès à Extendeez® à votre agence de relocation

À noter : si c’est généralement l’entreprise qui fait appel aux agences de relocation pour gérer la mobilité des consultants en missions longuestravailleurs détachésexpatriésimpatriés, les particuliers peuvent également y avoir recours. Cela peut être d’une grande aide, notamment pour se décharger des formalités administratives non prises en charge par l’entreprise ainsi que pour les aspects liés à la famille de l’expatrié. On vous explique en détails pourquoi passer par une agence de relocation

Les clés d’une relocation réussie reposent sur une relation transparente entre l’entreprise et le collaborateur, une organisation efficace et un suivi personnalisé de tous les aspects liés à la mobilité pour une intégration rapide permettant un gain de temps considérable et une maitrise du budget.